Tin học 12 Bài 5: Các thao tác cơ bản trên bảng

1. Cập nhật dữ liệu

a) Thêm bản ghi mới

• Chọn Insert → New Record hoặc nháy nút trên thanh công cụ rồi gõ dữ liệu tương ứng.

• Cũng có thể nháy chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở cuối bảng rồi gõ dữ liệu tương ứng.

b) Chỉnh sửa

• Nháy chuột vào ô chứa dữ liệu tương ứng và thực hiện các thay đổi cần thiết.

c) Xóa bản ghi

• 1. Chọn bản ghi cần xóa

• 2. Nhấn nút hoặc nhấn phím Delete

• 3. Trong hộp thoại khẳng định xóa, chọn Yes

2. Sắp xếp và lọc

a) Sắp xếp

• 1. Chọn trường cần sắp xếp trong chế độ hiển thị trang dữ liệu

• 2. Dùng các nút lệnh để sắp xếp các bản ghi của bảng dựa trên giá trị của trường được chọn

b) Lọc

• Lọc là một công cụ của hệ QTCSDL cho phép tìm ra những bản ghi thỏa mãn một số điều kiện nào đó phục vụ tìm kiếm

• Access cho phép lọc ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó trên thanh Table Datasheet

3. Tìm kiếm đơn giản

• Chức năng tìm kiếm (tìm kiếm và thay thế) trong Access tương tự như trong Word.

• Ví dụ: Để tìm cụm từ nào đó trong bảng, ta thực hiện theo một trong các cách sau:

   + Cách 1: Chọn Edit → Find...

   + Cách 2: Nháy nút

   + Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.

• Khi đó hộp thoại Find and Replace mở ra. Có thể cung cấp thêm cho việc tìm kiếm:

• Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm.

• Trong ô Look In:

   + Chọn tên bảng.

   + Yêu cầu tìm trường hiện tại

• Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm.

   + Any Part of Field (cụm từ cần tìm có thể là phần bất kì của trường)

   + Whole Field (cụm từ cần tìm là nội dung một ô);

   + Start of Field (cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu của trường)

• Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo thỏa mãn điều kiện tìm kiếm.

• Lệnh Replace khác với Find ở chỗ sau khi tìm được cụm từ thì thay thế bởi cụm từ trong ô Replace With.

4. In dữ liệu

• Có thể in dữ liệu từ bảng.

• Có thể giới hạn bản ghi mà Access sẽ in và xác định thứ tự in, cũng có thể chọn để chỉ in một số trường.

• Việc cài đặt tương tự word.